Banka hareketlerini ERP'yle otomatik eşleştirmek
Banka ekstresindeki tahsilat ve ödemeleri ERP'deki cari ve faturalarla kurallarla eşleştirmek: veri nasıl alınır, kurallar nasıl kurulur?
Muhasebe ekibi her sabah banka ekstresini indirip gelen havaleleri tek tek carilere işliyorsa, işlem sayısı arttıkça ay sonu kapanışı da uzar. Bu yazıda banka hareketlerinin ERP'ye nasıl alındığını, eşleştirme kurallarının nasıl kurulduğunu ve işe nereden başlanacağını anlatıyoruz.
Elle eşleştirme nerede zorlaşır?
Tek bir havaleyi doğru cariye işlemek kolaydır. Zorluk adetle gelir. Müşteri açıklamaya fatura numarası yerine şirket adını yazar, iki faturayı tek ödemede kapatır ya da tutarı banka masrafı düşülmüş olarak gönderir. Aynı tutarda iki ayrı tahsilat aynı gün gelir. Her biri birkaç dakikalık bir araştırma demektir ve yanlış cariye işlenen bir tahsilat, haftalar sonra yanlış bir hatırlatma ya da açık bakiye olarak geri döner.
Veriyi bankadan almanın yolları
Eşleştirmenin ilk şartı, hareketlerin ERP'ye düzenli ve yapılandırılmış biçimde gelmesidir. Başlıca üç yol var:
- Bankanın kurumsal servisi: Bankanızın hesap hareketlerini web servisiyle mi, düzenli dosya gönderimiyle mi verdiğini, hangi formatta ve ne sıklıkta güncellendiğini kurumsal şubenize sorun. Entegrasyonun tasarımı bu cevaba göre şekillenir.
- Standart ekstre formatları: Uluslararası bankacılıkta gün sonu ekstresi için uzun süre SWIFT MT940 kullanıldı. Yerini XML tabanlı ISO 20022 mesajları alıyor: gün sonu ekstresi için camt.053, gün içi hareketler için camt.052. Örneğin Alman DZ BANK, EBICS kanalında MT940'ın camt.053 ile birlikte 30 Kasım 2026'ya kadar kullanılabileceğini, sonrasında eski formatların kaldırılacağını belirtiyor[1]. Yurt dışı hesabınız varsa entegrasyonu yeni formata göre kurmak daha az iş çıkarır.
- Açık bankacılık: Türkiye'de TCMB ve BKM'nin yürüttüğü açık bankacılık altyapısı, kullanıcı onayıyla hesap bilgisine API üzerinden erişim sağlıyor. TCMB'ye göre Mart 2026 itibarıyla sistemin 53 katılımcısı ve 16,4 milyon kullanıcısı var; aynı duyuruyla hesap bilgisi hizmetlerinin kapsamı genişletildi[2]. Şirket hesaplarınız için bu yolun koşullarını ve maliyetini bankanızla netleştirin.
Excel ekstresini yüklemek de bir başlangıçtır, ama dosya düzeni bankadan bankaya ve zaman zaman aynı bankada değişir. Kalıcı çözüm için yapılandırılmış bir kaynak seçin.
Eşleştirme kuralları: sıralı ve açıklanabilir
İyi bir eşleştirme, tek bir "akıllı" tahmin yerine sırayla çalışan basit kurallardan oluşur. Microsoft Dynamics 365 Finance'in banka mutabakatı modülü de bu mantıkla çalışıyor: kurallar bir kural setinde sıraya konuyor, ekstre içe aktarılınca set otomatik çalışabiliyor ve birden fazla kayıt aynı tutara uyuyorsa elle eşleştirme istenebiliyor[3]. Hangi ERP'yi kullanırsanız kullanın, aynı yapıyı kurabilirsiniz. Örnek bir sıra:
- Referans numarası: Açıklamada fatura ya da sipariş numarası geçiyorsa ve tutar açık bakiyeyle tutuyorsa doğrudan kapat.
- Gönderen ve tutar: Gönderenin IBAN'ı ya da vergi numarası bir cariye kayıtlıysa ve tutar o carinin açık faturalarından birine ya da toplamına eşitse eşleştir.
- Tutar ve tarih aralığı: Cari belli ama tutar tutmuyorsa (kısmi ödeme, masraf kesintisi) kaydı öneri olarak hazırla, onaya gönder.
- Banka masrafı ve faiz: Bankanın kendi kestiği masrafları işlem koduna göre ilgili gider hesabına otomatik işle.
Hiçbir kurala uymayan hareket kaybolmamalı. Bir onay kuyruğunda, olası eşleşme önerisiyle birlikte beklemeli. Kuyruktan elle eşleştirilen her kayıt yeni bir kural ihtiyacını gösterir; örneğin bir müşteri sürekli farklı bir şirket adıyla ödüyorsa o adı cariye tanımlamak yeterli olur.
Yapay zekânın yeri: kuyruğa öneri
Kural setinin çözemediği satırlar genellikle serbest metin açıklamalarıdır: "Ekim ayı 2 adet fatura bedeli" ya da kısaltılmış bir firma adı. Bir dil modeli bu açıklamayı okuyup olası cari ve fatura için öneri üretebilir. Öneri kuyruğa düşer, kaydı yine bir kişi onaylar. Parayı ilgilendiren bir kaydı yalnızca modelin tahminine bırakmayın.
Şirketiniz için ne anlama geliyor?
- Bir ay boyunca kaç banka hareketinin elle eşleştirildiğini ve bunlardan kaçında araştırma gerektiğini sayın. Otomasyonun getirisini bu rakam belirler.
- Bankanıza hesap hareketlerini hangi servisle ve hangi formatta verebildiğini sorun. Yapılandırılmış veri olmadan eşleştirme güvenilir çalışmaz.
- Carilerinize IBAN ve vergi numarası bilgilerini eksiksiz girin; en verimli kurallar bu alanlara dayanır.
- Müşterilerinizden ödeme açıklamasına fatura numarası yazmalarını isteyin. İlk kural tek başına işin büyük kısmını çözebilir.
- Otomatik kapatılan kayıtları ilk haftalarda örnekleyerek kontrol edin, sonra kuralları genişletin.
Banka hareketlerinizi ERP'nize bağlamak isterseniz entegrasyon hizmetimize göz atın.
Kaynaklar
- DZ BANK, "camt.053 / camt.052 Account and transaction information". corporates.dzbank.com
- T.C. Merkez Bankası, "Açık Bankacılık Hizmetlerinin Yeni Özelliklerine İlişkin Basın Duyurusu" (2026-13), 17 Mart 2026. tcmb.gov.tr
- Microsoft Learn, "Set up bank reconciliation matching rules", Dynamics 365 Finance, 2 Temmuz 2026. learn.microsoft.com